中小企業のIT担当者必見!社員の「困った」を解決する、二手三手先を読む力

中小企業のIT担当者、いわゆる「ひとり情シス」の皆さん、日々の業務お疲れ様です!
社員からの「パソコンが動かない」「ネットにつながらない」といった問い合わせ対応に追われ、本来注力したい業務になかなか手が回らない… そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか?
今回は、そんなひとり情シスの方々が、社員が困っていることの本質を見抜き、二手三手先を読んで対応するためのヒントをお伝えします。
なぜ「二手三手先を読む」ことが重要なのか?
社員からの問い合わせは、表面的な問題だけを表しているとは限りません。 例えば、「Excelが動かない」という問い合わせの裏には、
- 実はExcelの操作方法がわからない
- データ入力に時間がかかり残業が増えている
- そもそもExcelではなく別のツールを使った方が効率的
といった、より深い問題が隠されている可能性があります。
二手三手先を読むことで、これらの潜在的な問題に気づき、根本的な解決策を提案することができます。 これにより、社員の満足度向上はもちろん、業務効率化、ひいては企業の成長にも貢献できるのです。
二手三手先を読むための具体的な方法
では、具体的にどのように二手三手先を読めばよいのでしょうか?
- 問い詰めない、寄り添う姿勢
社員からの問い合わせには、まず親身になって耳を傾けましょう。「どこに困っているのか」「どうしたいのか」を丁寧に聞き出すことが大切です。 また、問い詰めるような口調は避け、**「何か困りましたか?」「お手伝いできることはありますか?」**といった寄り添う姿勢で接することで、社員も安心して相談しやすくなります。
- 「なぜ?」を繰り返す
表面的な問題だけでなく、その原因や背景を探るために、「なぜ?」を繰り返しましょう。 例えば、「Excelが動かない」という問い合わせに対して、
- なぜExcelが動かないのか?
- Excelで何をしようとしているのか?
- その作業はExcelでなければできないのか?
といった質問をすることで、問題の本質が見えてくることがあります。
- 過去の事例や類似の問い合わせを参考にする
過去の事例や類似の問い合わせを参考にすることも有効です。 過去のトラブルシューティングの記録や、社員からのフィードバックなどを蓄積していれば、同じような問題が発生した場合に、迅速に対応することができます。
- 情報収集を怠らない
IT技術は常に進化しています。 最新のツールやサービス、セキュリティ情報などを常に収集し、社員からの問い合わせに対応できるように備えておきましょう。
まとめ
ひとり情シスは、ITに関するあらゆる業務を一人で担当しなければなりません。 そのため、社員からの問い合わせ対応に追われる日々を送っている方も多いでしょう。
しかし、二手三手先を読むことで、社員が抱える問題の本質を見抜き、より良い解決策を提案することができます。 これにより、社員の満足度向上、業務効率化、ひいては企業の成長にも貢献できるのです。
ぜひ、今回の記事を参考に、二手三手先を読む力を身につけ、より頼れるIT担当者を目指してください。
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