情報システム担当者が辞めた後、困ったこととその対策：実体験に基づく教訓
はなぱ
情報システム担当者が突然退職！中小企業が抱えるリスクと、安心の委託ソリューション
企業の情報シス担当は、円滑な業務運営に不可欠な存在です。
しかし、ひとり情シスが辞めてしまうと、その人が抱えていた知識や権限が失われ、様々な問題が発生する可能性があります。
この記事では、私が実際に経験した情報システム担当者が辞めた後に発生したトラブル事例を具体的に紹介し、このような事態を未然に防ぐための対策について考察します。
具体的なトラブル事例
- 認証情報の個人依存:
- 電話番号認証やメールアドレス認証に、担当者の個人携帯電話やメールアドレスが利用されていた。
- 担当者が退職したため、システムの管理者の変更手続きに手間がかかり、業務に支障が出た。
- WordPressの認証問題:
- WordPressのプラグイン認証に、担当者の個人メールアドレスが利用されていた。
- メールアドレスを削除したことで、サイトの一部機能が停止してしまうという事態が発生した。
なぜこのような問題が起こるのか？
これらの問題は、情報システムの構築・運用において、以下の点が原因として考えられます。
- 担当者の個人情報への依存: システムの認証情報に、担当者の個人情報が過度に利用されている。
- 情報共有の不足: システムの構成や設定に関する情報が、担当者個人の頭の中に留まっている。
- マニュアルの不備: システムの運用マニュアルが整備されていない、または不十分である。
問題を防ぐための対策
このような問題を未然に防ぐためには、以下の対策が有効です。
- 会社で統一したアカウントの使用: 認証情報には、担当者個人の情報ではなく、会社で統一したアカウントを使用する。
- 情報共有の徹底: システムの構成や設定に関する情報を、担当者間で共有し、ドキュメント化しておく。
- マニュアルの整備: わかりやすい運用マニュアルを作成し、定期的に更新する。
- 定期的なシステム監査: 定期的にシステムを監査し、問題点がないかを確認する。
まとめ
情報システム担当者が辞めた後に発生するトラブルは、企業にとって大きな損失につながる可能性があります。
このような事態を未然に防ぐためには、日頃から情報システムの管理体制を強化し、万が一の場合に備えて対策を講じておくことが重要です。
ハナパートナーの提案
ハナパートナーでは、このようなトラブルを未然に防ぐための様々な提案を行っています。
例えば、システムの標準化、マニュアル作成支援、管理者アカウントの管理などです。
もし、貴社でも情報システムに関するお悩みをお持ちでしたら、お気軽にご相談ください。
